[ابو صديق]

بسم الله الرحمن الرحيم

والصلاة والسلام على المبعوث رحمة للعالمين ،، أما بعد
أحبتي أعضاء هذا الصرح الشامخ ملتقى الفيزيائيين العرب يسرني وبعد أنقطاع طويل عن المشاركات بسبب الانشغال الشديد ( الله يشغلنا في طاعته ) أن أقدم وأطرح بين أياديكم سلسلة من دورات تطوير الذات
أسأل الله العلي القدير أن ينفع بها وبكم على أن تكون في كل يوم أو يومين دورة حسب الفراغ
نبدأ بأولى هذه الدورات وهي تحت مسمى ::::

إدارة الوقت
الوقت إدارته وتخطيطه

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

من الموضوعات القيمة التي قمت بعمل تدريب حولها لعدد من الأخصائيين موضوع إدارة الوقت ، لان عدد كبير لا يستطيع تنظيم وقته ويحس انه يعمل طول اليوم ولكنه لا ينجز أي شيء ، على الرغم من أن عمر الإنسان ما هو إلا وقت إما أن يستثمره في أشياء مفيدة أو يضيعه هباء في أمور هامشية

وفى السطور القادمة سوف اعرض عليكم موضوع إدارة الوقت لعله يلاقى الاستحسان
إدارة الوقت

تعريف الوقت

مورد من أندر و أقيم الموارد الذي يمر وينتهي من نفسه لا يمكن إيقافه و لا يمكن استرداده ولكن من خلال تحليل استخدام الوقت علي أساس منتظم سواء أكان ذلك داخل العمل أم خارجه, من الممكن فهم الطرق التي تزيد من كفاءة استغلال الوقت . مثل أي مورد يمكن استخدامه بعقل أو دون عقل .

خصائص الوقت

- السلعة الوحيدة الغير متحيزة , المتاحة للجميع بكميات متساوية , في متناولنا تماما
- لا تكلفنا أي قدر من المال
- لا نستطيع تخزينه
- لا نستطيع استرجاعه بعد إنفاقه
- الفرق بين كل فرد وأخر طريقه استخدامه للوقت المتاح
- المتهم الأول لعدم إنجازنا لأعمالنا

تصنيفات الوقت

• وقت العمل
يتكون من عدد معين من الساعات كل يوم , و يكمن مفتاح الفاعلية في كمية الوقت التي يتم تكريسها فعلا للعمل و الذي يفترض إسهامه في إنجاز أهداف الوظيفة.
• وقت الراحة
مهم جدا لكل شخص. الراحة غير الكافية تسبب الأخطاء وضعف الكفاءة وضعف الفاعلية. فمثلا الاسترخاء عندما تكون مرهقا حتى لمدة عشر دقائق يمكن أن تزيد فعاليتك بما يعادل أضعاف هذا الوقت.
• الوقت الحر
يجب ألا يتساوي مع وقت الراحة أو أي نوع أخر من الوقت, يمكن أن يستخدم بطرق عديدة, منها مثلا قراءة كتاب مفضل لديك.
• الوقت الضائع
هو الوقت الغير منتج وهو مختلف عن الوقت الحر

خرافات إدارة الوقت

خرافة رقم 1 :
إذا تمكنت من العمل لمدة 12 ساعة في اليوم فسوف أحقق تقدما أكثر مما أحققه الآن
خرافة رقم 2
إن لدي الكثير مما يجب أن أعمله الآن , ومن ثم فإنني لا أستطيع توفير الوقت اللازم للتخطيط
خرافة رقم 3 :
إذ كنت أريد لعمل أن يؤدي علي الوجه الأكمل فلابد أن أقوم به بنفسي
خرافة رقم 4 :
يجب أن أقرأ كل رسالة وكل تقرير يصل إلى المكتب
خرافة رقم 5 :
إذا لم أفعل شيئا حيال مشكلة ما فربما تختفي هذه المشكلة
خرافة رقم 6 :
إذا قضيت وقتا طويلا في إنجاز هذا العمل فإن ذلك سوف يزيد من كفاءتي
خرافة رقم 7 :
حيث إنني المدير فإن الوقت الذي أقضيه في اتخاذ القرارات سوف يحسن جودة هذه القرارات
خرافة رقم 8 :
سوف أكون مديرا أكثر فعالية إذا اتبعت سياسة الباب المفتوح
خرافة رقم 9 :
أنا ببساطة لا وقت كافيا لدي ! سوء إدارة الوقت هي المسببة في عدم استخدام الوقت المتاح لك علي أفضل وجه

الأنماط الإدارية غير المريحة و كيفية التعامل معها

أن مضيعات الوقت تعتبر مؤشر لأنماط إدارية غير مريحة
1 النمط المثالي:
- يهدف إلى الكمال ويتوقع ذلك من مرءوسيه
أ يضيع الوقت في الاهتمام بالتفاصيل و تضييع الوقت في الأمور التافهة
ب القلق علي المحافظة علي الشكليات
2 النمط المتعجل:
أ يحاول إنجاز العمل بسرعة
ب يجيب علي الأسئلة قبل أن تسأل و يكمل كلام الآخرين
ج لديه قائمة مواعيد أكثر من اللازم و ليس عنده المقدرة علي تقدير الوقت
د لا يأخذ الوقت الكافي لشرح المهام لمرءوسيه عندما يفوض لهم جانبا من سلطاته
3 النمط الذي بتبني مبدأ حاول أكثر:
أ المدير الذي يخرج عن الموضوع , ويؤجل أعماله و يكرر الأسئلة
ب يحاول دائما ولكن نادرا ما ينجح
4 نمط كن قويا :
أ هذا المدير يبدو صلبا وممسكا بزمام الأمور دائما
ب أنه يعيش تحت ضغط نفسي من جراء المجهود الذي يبذله لكبح مشاعره
ج غير عاطفي
د يأخذ وقتا غير قليل في تصحيح ما قاموا به من تصرفات

التخطيط للنجاح

1 لا يمكن أن نقرر ما يجب عمله اليوم إلا إذا تحدد ما نريد أن نصل إليه غدا.
أن أي خطة تتعلق بالتطوير و استغلال الوقت بشكل جيد تعتمد علي وضوح الهدف.

2 حدد الأهداف
سجل كل الأهداف ثم قسمها إلى أهداف طويلة الأجل و أخري قصيرة الأجل , متخصصة و شخصية. يجب أن يتم الموازنة بين الأهداف ووضع جدولا زمنيا لتحديد متي نريد الانتهاء من كل الأهداف.

3 تحديد الأولويات
يجب أن يتم ترتيب الأهداف تبعا للأولوية و أهمية الهدف علي أن يتم تحديد نقاط التعارض بين أولوياتك و أولويات رئيسك و زملائك و محاولة التنسيق بين الجميع كما يتم تغير الأولويات بشكل مستمر في ضوء التغيرات أو المعلومات الجديدة
4 تحليل المهام
اعمل قائمة بكل أهدافك و مهامك الحالية و القادمة و الروتينية , ثم قسمها إلى ثلاث فئات و حدد المهام التي في حاجة لإشراك الآخرين و أيها يمكنك تفويضه و أي المهام غير ضروري لتتجاهله كما يجب تحديد

أهم المهام وأوقات الانتهاء منها

النوع أ : المهام العاجلة و المهمة ( التخطيط و التطور
النوع ب : ( المشاريع المتطورة
النوع ج : المهام الروتينية الأعمال الروتينية

يجب عمل موازنة بين المهام اليومية بحيث

المهام من النوع أ: يجب إنهاء بعض من تلك المهام العاجلة و المهمة كل يوم .
المهام من النوع ب : تشمل المهام غير العاجلة و يتم القيام بها عندما يسمح الوقت
المهام من النوع ج: أنه يشمل معظم ما تعمل به ويجب أن يستحوذ علي جزء كبير من يومك

4تحديد أوقات الهدوء و الراحة
ستكون في حاجة إلى بعض الوقت لتحدد لنفسك أولوياتك و تركز علي المهام الأصعب ذات الأولوية الأولي . كما يجب أن تحصل علي وقت راحة لكي تتمكن من إنجاز المهام بكفاءة عالية.

5زيادة الكفاءة
أن مستويات أدائك سوف تتذبذب تبعا لمستويات النشاط لذا يجب تحديد أوقات المهام بحيث يتلاءم مع مستويات النشاط

6حدد مضياعات الوقت التي تقابلك عند قيامك بالعمل و ضع خطة محددة للتحكم فيها مضيعات الوقت الأسباب الحل
سوء التخطيط عدم الاقتناع بضرورة التخطيط التخطيط يحتاج إلى وقت ولكن يوفره في النهاية غياب الأهداف والأولويات حدد الأهداف والأساليب المتبعة وناقش الأولويات مع المرؤوسين الإدارة حسب الطوارئ الوقت الذي يضيع في التخطيط لا يضيع هباء تقدير الوقت غير منطقي السماح بوقت للمقاطعات
الفشل في تحديد الأولويات اربط الأولويات بجدول أعمال عدم تلبية الضروريات التمييز بين الأمور المهمة والأمور المستعجلة سوء الإدارة التزامات فوق الطاقة قل لا ولكن قدم اقتراح بديل ممكن تفويض بعض المهام
عدم المقدرة علي اتخاذ القرار تشجيع الاتصال الواضح ووضع مدى زمني لكل نشاط
السرعة في الأداء خذ وقتك لإنجاز العمل والتأكد من عدم تكراره
الاهتمام بكل التفاصيل أهتم بالضروريات
الأعمال الروتينية ادمج الأعمال – فوض بعضها
محاولة إنجاز أعمال كثيرة في نفس الوقت فوض أكثر
تقدير الوقت اللازم إنجازها بأقل مما يجب
الخوف من عواقب الخطأ أتعلم من الأخطاء
عدم وجود قائمة بالإعمال مرتبة طبقا لأولوية كل منها ركز علي المهام الرئيسية و فوض المهام الروتينية
المكاتب الغير مرتبة والفوضى سلة الوارد والصادر
عدم وجود إطار واضح لعملية اتخاذ القرار أ جمع البيانات, حدد الاحتياجات, وضح الأهداف, ضع قائمة بالبدائل الأكثر قبولا, اختيار الأسلوب الملائم, ونفذ القرار
عدم المقدرة علي الرفض تعديل سياسة الباب المفتوح
السكرتير
الفشل في وضع حدود واضحة للسلطة والمسئولية تحديد الاختصاصات والمسؤوليات
الإرهاق تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة
عدم المقدرة علي التفويض بسبب نقص الخبرة لدي المرؤوسين فرص تدريب أكثر, السماح بمساحة للخطأ,
المرؤوسين ليسوا مستعدين لتحمل مسؤوليات أكثر حدد الشخص الجدير بتحل المسؤولية وأعطه قدر ما يستطيع تحمله
المرؤوسين مشغولين أصلا توزيع المهام بالتساوي
غياب المعايير و تقارير الأداء متابعة و تقييم
الاجتماعات الكثيرة إعداد أجنده العمل ,تجنب إهدار الوقت و التزم بالجدول

[ابو صديق]

تنظيم الوقت

من المهارات التي أدرسها وأقرأ عنها كثيراً، وأحاول ممارستها وتعليمها لكل شخص، مهارة تنظيم الوقت، ويتبادر في ذهن المرء أن تنظيم الوقت معناه أن نجعل حياتنا كلها جادة لا وقت للراحة، بالطبع هذا المفهوم خاطئ، لذلك كتبت هذه المقالة لتوضيح مبادئ أساسية حول تنظيم الوقت.
في البدء هل تنظيم الوقت جملة صحيحة؟ كلا! لأن الوقت منظم أصلاً، فالدقيقة مقسمة 60 ثانية، والساعة تساوي 60 دقيقة واليوم يساوي 24 ساعة وهكذا، إذاً الوقت مقسم ومنظم تنظيماً جيداً، إذاً هل نسميه إدارة الوقت؟ أيضاً لا، لأن الوقت لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم بالوقت ونجعل من اليوم مثلاً 36 ساعة بدلاً من 24، إنما الوقت يديرنا، لنسميه إدارة الذات لأننا نستطيع أن ندير أنفسنا من خلال الوقت وليس العكس، والوقت هو من أندر الموارد فهو لا يعوض، ولا تستطيع أن تخزن الوقت أو تشتريه!! لذلك الوقت هو الحياة، واسمحوا لي أن أستخدم لفظ تنظيم الوقت لدلالة على المعنى المطلوب وهو إدارة الذات.
الناس من حيث تنظيمهم للوقت صنفان، فمنهم من ينظم وقته ومنهم من لا يفعل ذلك، أما من ينظم وقته فمنهم من يكون فعالاً ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه للوقت، ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت وتراه مشغولاً في طاحونة الحياة، يكدّ ويعمل بلا راحة، أما من لا ينظم وقته فإما أن يحس بالملل لأنه لا يعرف ماذا يفعل في فراغه الكبير، أو أنه متخبط في أعمال قليلة الأهمية. وهنا دعوني أعرّف من هو الفعال في تنظيم وقته: هو الشخص الذي يحصل على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح.
إذا بدأ أي شخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، بالتالي يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضاً في مجالات عدة.
كما ذكرت في البداية البعض يضن أن تنظيم الوقت يعني الجد بلا راحة، سأوضح الآن كيف أن تنظيم الوقت يعني المزيد من السعادة والسيطرة على الظروف المحيطة بنا بدلاً من أن تسيطر علينا وتحرمنا السعادة. الأعمال تنقسم إلى عدة أقسام، فهناك أعمال ملحة ومهمة في نفس الوقت وهذا ما يسمى بالمربع الأول مربع إطفاء الحرائق!! وهناك أعمال غير عاجلة لكنها مهمة وهذا ما يسمى بالمربع الثاني مربع التركيز على الجودة والقيادة، لأنه يتضمن أنشطة وقائية تعزز القدرة على الإنتاج وإقامة علاقات وتنميتها والتخطيط والترويح عن النفس، وإذا مارسنا هذه الأفعال ستتقلص الأزمات أو الحرائق وتبدأ في اكتشاف أرض رحبة من الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف، وتبدأ في اختيار أهم الفرص لتحقيق أهدافك، بهذا تبدأ العمل بتلقائية وبدون تكلف وتحافظ في نفس الوقت على مواعيدك وأعمالك، ولنأخذ أمثلة على أفعال من المربع الثاني، فهناك قضاء وقت أسبوعي خاص للعائلة، سواءً في الرحلات أو اللهو البريء وذلك لتعزيز العلاقة بين أفراد الأسرة، تعلم هوايات ومهارات جديدة تحبها، أخذ استراحة أو قضاء إجازة لتعود بروح أكثر نشاطاً وحيوية، زيادة المعرفة في علوم معينة من خلال القراءة، أداء أعمال تطوعية إذا كان هذا من ضمن أهدافك.
هذه مقدمة لتساعدك في أخذ زمام المبادرة وتبدأ في التفكير الجدي حول حياتك وكيف تديرها وتقودها نحو ما تهدف إليه، وحتى تنظم وقتك يجب عليك أن تكون صاحب أهداف وتخطيط، وإن لم تكن لديك أهداف فلا فائدة من تنظيم الوقت، فتنظيم الوقت يقوم على أساس وجود أهداف ننظم الوقت من أجلها. إعداد: عبد الله المهيري

[ابو صديق]

عوامل تضييع وخسارة الأوقات كثيرة،

والكثير من الناس لا يفكر في معرفة هذه العوامل ليتجنبها، لأن الفرد منا إن حاول بقدر الإمكان معرفة هذه العوامل وعمل على إزالتها، ستكون أبرز النتائج وجود وقت فائض يستطيع قضائه في أمور أخرى أكثر أهمية، كالترفيه عن النفس، والتطوير الذاتي عبرا لقراءة أو حضور دورات متخصصة في مجال ما أو توطيد العلاقات بينه وبين أسرته وأصدقائه وعائلته،

عوامل تضييع وخسارة الأوقات كثيرة،
والكثير من الناس لا يفكر في معرفة هذه العوامل ليتجنبها، لأن الفرد منا إن حاول بقدر الإمكان معرفة هذه العوامل وعمل على إزالتها، ستكون أبرز النتائج وجود وقت فائض يستطيع قضائه في أمور أخرى أكثر أهمية، كالترفيه عن النفس، والتطوير الذاتي عبرا لقراءة أو حضور دورات متخصصة في مجال ما أو توطيد العلاقات بينه وبين أسرته وأصدقائه وعائلته،


ونستعرض هنا أبررز عوامل تضييع الأوقات:
عدم وجود أهداف أو خطط، وهذا يجعل من حياة الإنسان متخبطة عشوائية لا تعرف لها هدفاُ فلا تركز على أعمال معينة، بل تجرب كل شيء وتعمل كل شيء والنتيجة لا تنتج أي شيء.
التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت واستغلاله، ذلك أن التأجيل لا يتوقف على سبب معين، بل عادة يكون بسبب عدم رغبة الإنسان في إنهاء العمل المراد إنجازه، لذلك كن حازماً مع نفسك ولا تأجل.
النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات، والكثير من الذين نصحتهم بتدوين أعمالهم ومواعيدهم نجحوا في تجاوز مشكلة النسيان أما من أصر على عدم الكتابة واعتمد على ذاكرته فقط فإنه بالتأكيد سينسى بعض الأعمال والمواعيد وسيشتت ذهنه في الكثير من الأعمال.
مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور، وهذا أمر سيجنبك تحمل مسؤوليات أكثر من طاقتك أو أكثر من أن يتسع لها وقتك.
عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم، وكثيراً ما نجد شخصاً يقوم بالشروع في إنجاز عمل ما أو مشروع ثم يتوقف عندما أكمل 80% من العمل، ولم يبقى إلا القليل، وهنا يتوقف عن العمل في المشروع وينتقل إلى مشروع آخر ويفعل فيه كفعله في المشروع الاول، وتتاركم المشاريع الشبه منتهية على الشخص. لذلك احصر على انتهائك من أعمالك بكاملها ثم انتقل للأعمال الأخرى، وهذا يحتاج إلى تركيز فقط.
سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك، وهذه المشاكل منشأها سوء إيصال المعاني إلى الآخرين وسوء اختيار الكلمات المناسبة، ومهارة الاتصال بالآخرين تحتاج إلى تدريب وممارسة حتى يحسن الغنسان الاتصال مع الآخرين.
الورق! وأعني تراكم الأوراق في المكتب أو الغرفة بدون اتخاذ قرار بشأنها، وسنفصل مواضيع خاصة بكيفية التعامل مع الأوراق.
هذه أهم العوامل المضيعة للأوقات، حاول تلافيها وتجنبها بقدر الإمكان، وسنقوم في المواضيع القادمة التفصيل في بعض النقاط المهمة

[ابو صديق]

نظرة متقدمة في مهارة تنظيم الوقت

قبل أن نبدأ
في هذه الدورة نستعرض جملة من الاعتراضات والاستفسارات حول مسألة تنظيم الوقت وإدارة الذات، وهو أسلوب يقرب الفكرة التي نريد إيصالها للقارئ الكريم.
• ما هي فوائد تنظيم الوقت؟
• كيف أعرف مدى استفادتي من وقتي؟ وكيف أعرف العوامل المبددة لوقتي؟
• أنا مشغول ولا يوجد لدي وقت للتنظيم!
• لا أحتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!
• أود أن أنظم وقتي لكن الآخرين لا يسمحون لي بذلك!
• ألن أفقد بتنظيمي للوقت تلقائيتي والعفوية وأصبح كالآلة؟
• أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟
• سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي!
• لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا أفعل؟
• لا يوجد لدي حاسوب لتنظيم وقتي!
• حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
• هل يساعدني الحاسوب على تنظيم وقتي؟
• ما هي خطوات تنظيم الوقت؟
• ما هي أدوات تنظيم الوقت؟
• المراجع:

• ما هي فوائد تنظيم الوقت؟
الفوائد كثيرة، منها ما هو مباشر وتجد نتائجه في الحال، ومنها ما تجد نتائجه على المدى الطويل، لذلك عليك أن لا تستعجل النتائج من تنظيمك للوقت، ومن فوائد تنظيم الوقت:
الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك.
قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
التخفيف من الضغوط سواء في العمل أو ضغوط الحياة المختلفة.

• كيف أعرف مدى استفادتي من وقتي؟ وكيف أعرف العوامل المبددة لوقتي؟
سؤال جوهري ومهم، تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقت والعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع مثلاً وتدون فيه تفاصيل الأعمال التي قضيت فيها وقتك وكذلك كم أخذ كل عمل من الوقت، فتكتب حتى الأمور البسيطة والصغيرة والتي قد تضيع من وقتك دقائق يومياً لكن في نهاية الأسبوع قد تجد هذه الدقائق تحولت لساعات.
قم بتصميم جدول مفصل لكل يوم، وقسمه إلى عدد ساعات يومك وهي تقريباً 16 ساعة على افتراض أن النوم يأخذ 8 ساعات، وقم بتقسيم كل ساعة إلى 4 أقسام أي 15 دقيقة، وقسم الساعات إلى أعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل. هذا اقتراح للجدول، المهم أن يوضح لك الجدول الأعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل.
بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدول وتبحث في عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك، هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكل أفضل؟ إن كانت الإجابة بنعم - وهي كذلك دائماً - فعليك أن تبحث عن هذه الفرصة.

• أنا مشغول ولا يوجد لدي وقت للتنظيم!
يحكى أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعملك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم

• لا أحتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!
في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً
100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً!!
لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة، وهذا الوقت شخصياً أستغله لاقتناص مشاهدات لأقوم فيما بعد بتدوينها في مقالات.

• أود أن أنظم وقتي لكن الآخرين لا يسمحون لي بذلك!
من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم، أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.>

• ألن أفقد بتنظيمي للوقت تلقائيتي والعفوية وأصبح كالآلة؟
لا أبداً، المسألة لا ينظر لها هكذا، تنظيم الوقت لا يعني أن تصبح آلة تنفذ الأعمال المخطط لها فقط، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرناً حتى لا تبح كالآلة، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في الأمر، هل الذي خططت له أهم أم هذا الأمر الذي طرأ مؤخراً؟ تختلف الإجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ما خططت له، لذلك التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقلانية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضوية.

• أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟
افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.

• سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي!
هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت وللأسف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة، إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه والراحة، والتنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوط عن كاهل الشخص وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته، تنظيم الوقت لا يعني الجدية التامة هو فقط يعني التنظيم في كل شيء حتى الترفيه يصبح منظماً وموجهاً أيظاً.
فمثلاً، تود قضاء وقت مع العائلة في رحلة، حدد لها موعداً وقم بالإعداد المسبق لهذه الرحلة وكيف أعمالك وارتباطاتك لكي لا تضيع عليك وقت الرحلة، وبذلك تربح عدة أمور، أولاً: رفهت عن نفسك، ثانياً: رفهت عن عائلتك، ثالثاً: يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لأنك وضعت عائلتك ضمن دائرة الاهتمام وخططت لكي تقوم بأنشطة فعلية لصالح عائلتك.

• لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا أفعل؟
لا تقلق أبداً فهذا شيء طبيعي، المرأة الحامل مثلاُ أو التي أنجبت طفلاً، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر وعلى طوال اليوم، فكيف تنظم وقتها؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثلاً وكذلك تحدد لنفسها كتب تقرأها في وقت فراغها عن تربية الأطفال مثلاً، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلة أكبر.
في الإجازات مثلاً، هل نحتاج لتنظيم الوقت أم لاستغلال الوقت؟ هناك فرق كبير طبعاً، أنا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ في الإجازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي، وبهذا قد لا أحتاج إلى الجدولة والتنظيم، لذلك لا تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدم التنظيم.

• لا يوجد لدي حاسوب لتنظيم وقتي!
الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليس كل من لا يملك حاسوباً لا يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبداً، كل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، وهناك دفاتر خاصة لتنظيم الوقت وسعرها رخيص نسبياً وهي أدوات ممتازة لتنظيم الوقت.
لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.
لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسوب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور، أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب!! ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.

• حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير.

• هل يساعدني الحاسوب على تنظيم وقتي؟
طبعاً، والحاسوب أداة مرنة لتنظيم الوقت كل ما عليك هو اختيار برنامج مناسب لاحتياجاتك واستخدامه بشكل دائم.
هل هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟
لا ليس هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس، إن كل فرد من البشر له خصائصه وظروفه الخاصة لذلك وجب عليه أن يكون مسؤولاً عن نفسه ويقوم بتنظيم وقته حسب حاجته هو.

• ما هي خطوات تنظيم الوقت؟
مجموعة خطوات سهلة ويسيرة شرحنها في دورة سابقة، ارجع لتلك الدورة وستجد ما يسرك: تنظيم الوقت

• ما هي أدوات تنظيم الوقت؟
الأدوات كثيرة، تستطيع مثلاً أن تصمم أداتك بنفسك، كتخطيط جدولك الخاص على الحاسوب، أو يمكنك شراء مفكرة صغيرة، أو دفتر مواعيد، أو منظم شخصي متكامل يحوي على شهور السنة وقائمة للأعمال وقائمة أخرى للهواتف وغيرها من الأمور الضرورية، أو يمكنك استخدام حاسوبك لهذا الشيء، أو مفكرة إلكترونية، المهم أن تكون أداة مرنة وتصلح لاحتياجاتك.

[ابو صديق]

اذبح الفراغ بسكين العمل

• عزيزي .. اذبح الفراغ بسكين العمل يضمن لك أطباء العالم 50% من السعادة وعندما تجد في حياتك فراغاً فتهيأ للهم والغم والتخبط في الحياة .

اذبح الفراغ بسكين العمل
• عزيزي .. اذبح الفراغ بسكين العمل يضمن لك أطباء العالم 50% من السعادة وعندما تجد في حياتك فراغاً فتهيأ للهم والغم والتخبط في الحياة .


• اللون الشفاف ، البريق ، اللمعان كلها صفات لكل من الثلج والماس ، فإما أن تذوب وتتلاشى بلا أثر كقطعة الثلج ، وإما أن تصمد أمام كل ما يعترضك من صعاب واختبارات كقطعة الماس ، فاختر ماذا تكون ؟؟.
• قد يتوقف الإنسان في أحد منعطفات الحياة ، ولكن من لديه غاية لا يتوقف أبداً ، وهذا هو الذي دفع الصحابة للعمل من أجل الفردوس الأعلى .
• ديننا دين وقاية حتى إذا وقع المحظور تحول إلى دين علاج .
• إمساك المسلم عن الشر أقل الصدقة ، ولو التزمنا به لطابت حياتنا .
• تعود على إنهاء ما تبدأ به ، ولا تقفز من عمل إلى عمل آخر تاركاً خلفك مجموعة من الأعمال الجزئية .
• لا بد أن تكون أهدافك واضحة لمن حولك ، حتى لا تثير شكوكهم ، فتضيع مجهوداتك هباءً من غير تأثير
• لا تكل الاتهامات دون بينة تقطع بها شكك وأرح عقلك من تقليب الأفكار الظنونية ، واعلم أن أجمل العلاقات هي التي تبنى على الثقة المتبادلة .
• أحمق الناس من لا يتعلم حتى يقع هو في الخطأ نفسه الذي وقع فيه آخرون قبله .
• القصة الواحدة عندما تدور على عدة ألسنة ، عليك أن تدرك أن 50 % من وقائعها التي سردت مختلقة .
• تنمية الموهبة لا يكون عن طريق ممارستها فقط ، بل عن طريق اكتشاف كل ما هو جديد فيها ، ومحاولة تجربة هذا الجديد عندها تتحول الموهبة إلى إبداع .
أجمل تحية لأعضاء الملتقى على المتابعة
تابعوا سلسلتنا مع دورة أخرى

[الطموح]

جزاك الله خيرا على هذه الكلمات الرائعه

[فيزيائية والنعم]

بارك الله فيك

[البالود]

ابو صديق

حياك الله وبياك

وبارك الله فيك على هذا الموضوع الرائع

أشكرك جزيل الشكر

تقبل خالص الود والتقدير

[ســــاقية عطــر]

شكراَ...جهد رائع يتطلب الشكر....
كثر الله أمثالك.........مع محبتي

[عادل الثبيتي]

يعطيك العافيه وبارك الله فيك وجزاك الله خيـــــــــراً ،،،